領収書の整理方法と保管のコツ
【税理士/風間税務会計事務所】

[質問]9
個人事業で出費した経費の領収書はどのように整理・保管しておいたらよいですか?


[回答]9

個人事業の経理業務をおこなう上でやっかいなのが、領収書の整理です。

そうはいうものの、領収書は、その支払いが事業のために使われたということを証明する大事な書類です。

領収書の整理・保管は、要点を押さえて効率的におこなうようにしましょう。
 

【領収書をもらうときの注意点】

  1. 宛名は、「上様」ではなく、具体的な名前または商号を記入してもらうようにください。
  2. 「日付」、「金額」などが正しく記入されているかを確認してください。
  3. 但し書きについては、「品代」ではなく、具体的な内容を記入してもらうようにしてください。
  4. 5万円以上の領収書には印紙が必要です。5万円以上の支払いの場合には、印紙の貼付と消印が押されているかを確認してください。〔※ 印紙税法の改正により、平成26年4月1日以降は、5万円以上の領収書に印紙を貼付・消印すればよいという規定になりました。(平成26年3月31日以前は、3万円以上の領収書に印紙が必要でした。)〕
     

【領収書の整理のしかた】

  1. スクラップブック〔ノート、コピー用紙などでも可〕を用意します。
  2. 用意したスクラップブックなどに、領収書を日付順に貼っていきます。
  3. 領収書の枚数が少ないのであれば、わざわざスクラップブック等に貼らなくてもかまいません。領収書を日付順に重ねた上で月別にホッチキス止めし、封筒などに保管しておくなどの方法でもよいでしょう。

後日、税務調査があった場合などに、帳簿書類と領収書の照合が効率的におこなえるような状態にしておくことが必要です。
 

【領収書の整理についてのワンポイント】

経費の領収書は、その支払手段の違いによって、下記のように分けられます。

① 現金払いの経費の領収書〔出金伝票を含む〕

② 預金口座から振込で支払った経費の領収書、ATM利用明細書

③ クレジットカードで支払った経費の領収書

実務上は、これら3種類の領収書をそれぞれ別々にファイリングしておくと記帳をスムーズにおこなうことができますし、経費の二重計上などのミスを防ぐこともできます。
 

【領収書が発行されない場合はどうしたらよいですか?】

通常、電車代やバス代は、領収書が発行されません。

また、取引先関係者のお葬式に参列し香典を渡した場合なども、一般常識として領収書の発行を催促するわけにもいきません。

このように、領収書が発行されない経費については、「出金伝票」に必要事項を記載した上で、他の領収書と一緒に保管しておいてください。

〔結婚式のご祝儀や葬式の香典代などについては、式に出席した際に渡される案内状やあいさつ状を一緒に保管しておいてください。〕
 

〔領収書が発行されない経費の具体例(出金伝票を使う場合)〕

・電車代、バス代などの交通費

・取引先関係者の結婚式のご祝儀代、葬式の香典代

・自動販売機で飲み物などを購入した場合

…など
 

【領収書の保管(保存)期間】

税法上の規定では、領収書は7年間保管しておく必要があります。

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